Privacybeleid NL

Privacybeleid Office Supplies Shop ("Webshop")
Laatst bijgewerkt: 1 april 2021

1 Inleiding

Sharp Electronics Benelux B.V.  neemt uw privacy ernstig. In het volgende privacybeleid wordt beschreven wie wij als verwerkingsverantwoordelijke zijn, welke gegevens wij op onze websites verzamelen, hoe en waarom wij deze verzamelen en wat uw rechten zijn om die gegevens te beheren.
Als verantwoordelijke organisatie hebben we een aantal technische en organisatorische maatregelen genomen voor de maximale bescherming van persoonsgegevens (zoals naam, adres, e-mailadres en telefoonnummer) die via deze website worden verwerkt om te voldoen aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en in overeenstemming met eventuele landenspecifieke wetgeving met betrekking tot de bescherming van persoonsgegevens. Op internet gebaseerde gegevensoverdracht is echter inherent onderhevig aan veiligheidstekortkomingen en daarom kan geen absolute bescherming worden gewaarborgd. Om die reden hebben alle natuurlijke personen de mogelijkheid om via alternatieve methoden, zoals telefoon, persoonsgegevens aan ons door te geven.
Het platform wordt verstrekt aan Sharp Electronics Benelux B.V. door Data Design AS – MBE 108 Postboks 1, Youngstorget 0028, OSLO,Norway.
Dit Privacybeleid schetst de praktijken en processen van Sharp op het gebied van gegevensbescherming in verband met de verwerking van persoonsgegevens via de online Office Supplies Shop. 

2. Naam en adres van de verwerkingsverantwoordelijke

De verantwoordelijke van de Algemene Verordening Gegevensbescherming, andere EU privacywetten en andere regelgeving met betrekking tot gegevensbeveiliging zijn:
Sharp Electronics Benelux B.V.
Papendorpseweg 75,
3528 BJ Utrecht,
Nederland
Tel.: +31 30 635 9500
 
E-mailadres: AVG@sharp.eu
Website: https://shop.sharp.nl
Als verwerkingsverantwoordelijke zijn wij verantwoordelijk voor de manier waarop wij persoonsgegevens bewaren, gebruiken en beveiligen. Daarnaast zijn wij verplicht te reageren op vragen over het gebruik van uw persoonsgegevens. Als u vragen hebt over de manier waarop uw persoonsgegevens worden verwerkt, kunt u contact met ons opnemen via de volgende contactgegevens:
Sharp Europa heeft een functionaris voor gegevensbescherming die is gevestigd in het Londense hoofdkantoor en de coördinatoren voor gegevensbescherming binnen elke entiteit. Voor vragen met betrekking tot gegevensbescherming kunt u contact opnemen met onze lokale coördinator gegevensbescherming:
E-mailadres: AVG@sharp.eu
 
3. Verzamelen van persoonsgegevens
 
Wij verzamelen uw persoonsgegevens wanneer u een account bij ons aanmaakt, producten of diensten van ons koopt, formulieren invult die wij verstrekken, een rapport of kennisgeving verstuurt met betrekking tot onze producten of diensten, contact met ons opneemt via telefoon of e-mail of anderszins rechtstreeks met ons communiceert.
Wij verzamelen de volgende soorten persoonsgegevens van u:

• Contactgegevens: informatie waarmee wij contact met u kunnen opnemen, zoals naam, adres, e-mailadres en telefoonnummer met betrekking tot uw account, een bestelling of een verzoek.
• Betalingsgegevens: betalings- of creditcardgegevens en bankrekeninggegevens die u verstrekt bij het betalen van producten of diensten die u van ons koopt.
• Aankoop- en rekeninghistorie: administratie met betrekking tot gekochte producten of diensten.
• Persoonsgegevens in rapporten of berichten die u aan ons verzendt: Als u ons via onze website informatie over onze producten of diensten stuurt, verzamelen wij de door u verstrekte persoonsgegevens.
• Inzendingen met gesprekken of vragen: wanneer u contact met ons opneemt via e-mail of telefoon, bewaren we deze gegevens. We registreren ook oproepen naar onze klantenondersteuning voor educatieve doeleinden en om een hoge kwaliteit van dienstverlening te behouden.
• We verzamelen ook informatie over hoe u onze website gebruikt, inclusief gegevens over wanneer een gebruiker of geautomatiseerd systeem de website bezoekt. Deze gegevens worden opgeslagen in de serverlogbestanden. We verzamelen (1) het type en de versie van de huidige browser, (2) het huidige besturingssysteem, (3) de website van waaruit het bezoek aan onze website wordt gemaakt (zogenaamde remittent), (4) subsites, (5) de datum en tijd van het bezoek, (6) IP-adres, (7) internetoperator en (8) andere soortgelijke gegevens en informatie die nuttig kunnen zijn bij inbraak in onze IT-systemen.

Wij verwerken of gebruiken deze websitegegevens niet. In plaats daarvan wordt deze informatie gebruikt om (1) de inhoud van onze website correct te verspreiden, (2) de inhoud en advertenties van de website te optimaliseren, (3) de bruikbaarheid op lange termijn van onze IT-systemen en -technologie te waarborgen, en (4) de benodigde informatie aan de rechterlijke macht voor de vervolging in geval van een cyberaanval te verstrekken. De verwerkingsverantwoordelijke analyseert daarom anoniem verzamelde gegevens en informatie statistisch om de gegevensbescherming en -beveiliging van Sharp te vergroten, alsmede om de persoonsgegevens die wij verwerken optimaal te beschermen. De anonieme gegevens van de serverlogbestanden worden gescheiden opgeslagen van alle persoonsgegevens die door een betrokkene zijn verstrekt.

4. Verwerkingsdoeleinden
 
Uw persoonsgegevens worden op het Webwinkelplatform verwerkt zodat Sharp:

• Onze diensten aan u kan leveren en uw account kan onderhouden
• Afspraken tussen u en Sharp kan nakomen
• Betaling van onze producten en diensten kan ontvangen
• Afspraken tussen u en Sharp kan nakomen
• Producten aan u kan leveren
• Uw vragen kan beantwoorden of kan reageren op klachten
• Misbruik van uw account en fraude kan onderzoeken, en schulden kan invorderen
• Onderhouden en verbeteren van onze producten en diensten
• Contact met u kan opnemen met informatie over producten en diensten waarvan wij denken dat deze interessant zijn voor u
• Indien verstrekking van persoonsgegevens tot op zekere hoogte vereist kan zijn voor wettelijke of regelgevende doeleinden

Voordat u uw persoonsgegevens verstrekt, kunt u contact opnemen met onze functionaris voor gegevensbescherming  (AVG@sharp.eu) die duidelijk kan maken of persoonsgegevens vereist zijn om juridische of contractuele redenen, als u verplicht bent persoonsgegevens te verstrekken en wat de gevolgen zijn als u geen persoonsgegevens verstrekt.

5. Rechtsgrond voor de verwerking

Wij verzamelen uitsluitend die persoonsgegevens die absoluut noodzakelijk zijn om onze wettelijke of zakelijke verplichtingen na te komen. Wij gebruiken de persoonsgegevens voor de hierboven genoemde doeleinden omdat (a) wij een gerechtvaardigd belang hebben bij het mogelijk maken van een online verkoopproces en u voldoende toegang bieden tot ons assortiment producten en diensten; (b) er gegevens nodig zijn om u een door u verzochte dienst te verlenen; (c) wij zijn onderworpen aan wettelijke of regelgevende verplichtingen, zoals het verstrekken van informatie aan een kubieke instantie of rechtshandhavingsinstantie.

6. Hoe wij uw gegevens delen

Wij delen uw persoonsgegevens met:

• Ons personeel: Uw persoonsgegevens zijn beschikbaar voor onze medewerkers, maar alleen wanneer dit noodzakelijk is met betrekking tot hun taken.
• Bedrijven die behoren tot dezelfde groep als Sharp: Met het oog op de levering van een dienst aan u.
• Partners en wederverkopers: Ten behoeve van het beantwoorden van vragen over producten en diensten die niet rechtstreeks door Sharp worden geleverd.
• Rederijen: Voor de levering van bestelde producten.
• Kredietinformatiebureaus: Voor de verificatie van uw identiteit en informatie over ontbrekende of vertraagde betalingen of andere gebeurtenissen die van invloed kunnen zijn op uw kredietbeoordeling.
• Andere dienstverleners en adviseurs: Bijvoorbeeld bedrijven die onze IT-diensten beheren, onze opgeslagen gegevens analyseren, betalingen verwerken, informatie naar onze klanten sturen, juridisch of financieel advies verstrekken en onze diensten aan u leveren.
• Staats- of regelgevende instanties: Dan zijn we wettelijk verplicht om te assisteren bij onderzoeken of soortgelijke acties.
• Politie en justitie: Dan moeten we helpen bij onderzoeken of misdaadpreventie.
• Externe dienstverleners: Sharp schakelt externe dienstverleners in voor ondersteuning bij bijvoorbeeld informatietechnologie en andere administratieve ondersteuningsdiensten voor de werking van deze website.
• Wetshandhavingsinstanties en toezichthouders: of we uw persoonsgegevens openbaar moeten maken of delen om te voldoen aan wettelijke vereisten of voorschriften

Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan andere dan bovengenoemde partijen. Wij kunnen andere derden statistische gegevens en analyses verstrekken, maar voordat we de informatie openbaar maken, voegen wij deze samen zodat er niemand op basis van deze informatie kan worden geïdentificeerd.

7. Bewaring van persoonsgegevens
 
Sharp zal uw gegevens bewaren voor de duur van uw commerciële relatie met ons. Sharp zal uw gegevens bewaren in overeenstemming met wettelijke vereisten, wettelijke verplichtingen en legitieme zakelijke behoeften.
 
8. Doorgifte van persoonsgegevens

Wij geven op dit moment geen persoonsgegevens door buiten de EU en de EER.

9. Cookies

Onze website maakt gebruik van cookies. Cookies zijn tekstbestanden die via een internetbrowser op een computer worden opgeslagen.
Tal van websites en webservers maken gebruik van cookies. Deze maken gebruik van zogenaamde cookie-ID's, een unieke identificatiecode voor een bepaalde cookie. Deze ID bestaat uit een reeks tekens die via de specifieke browser die de cookie heeft opgeslagen aan specifieke webpagina's of servers kan worden gekoppeld. Zo kunnen bezochte webpagina's en servers de specifieke browser van de gebruiker onderscheiden van andere browsers die andere cookies hebben opgeslagen. Een specifieke browser kan dus worden geïdentificeerd aan de hand van de unieke ID van de cookie.
Dankzij het gebruik van cookies kunnen we onze websitebezoekers meer relevante diensten en content aanbieden, wat anders niet mogelijk zou zijn. Hier vindt u meer informatie over onze https://shop.sharp.nl
 
 
10. Uw rechten

U hebt de volgende rechten op grond van de AVG:

• Recht op bevestiging - u kunt vragen of wij gegevens over u verwerken.
• Toegangsrechten - u hebt het recht om te zien welke informatie over u door ons is opgeslagen (ook wel gegevenstoegangseisen genoemd). U kunt een kopie van de door ons opgeslagen persoonsgegevens aanvragen en verifiëren dat wij deze op rechtmatige wijze verwerken.
• Recht op foutcorrectie - u kunt eisen dat onvolledige of onjuiste informatie over u wordt gecorrigeerd.
• Recht op verwijdering - u kunt verlangen dat u verwijderd wordt uit onze databanken en systemen als we geen aanvaardbare reden hebben om uw gegevens te verwerken, als u uw toestemming intrekt, als we uw gegevens onrechtmatig opslaan of als we uw gegevens moeten verwijderen om te voldoen aan de toepasselijke EU-wetgeving. Als u bezwaar hebt gemaakt tegen de verwerking van uw persoonsgegevens, hebt u het recht om te verzoeken dat wij uw persoonsgegevens verwijderen.
• Recht op beperking van de verwerking - u kunt beperken welke persoonsgegevens mogen worden verwerkt.
• Recht op overdraagbaarheid van gegevens - u kunt verlangen dat uw persoonsgegevens worden doorgegeven aan een andere aanbieder 
• Recht op bezwaar - u kunt voorkomen dat uw persoonsgegevens op een bepaalde manier worden verwerkt, of uw toestemming intrekken. U kunt specifiek bezwaar maken tegen gegevensprofilering.

Indien u uw rechten met betrekking tot een van de bovenstaande rechten wilt uitoefenen, kunt u ons een e-mail sturen via AVG@sharp.eu
U hebt het recht om een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit: als u het niet eens bent met ons besluit over uw verzoek of van mening bent dat wij in strijd met de toepasselijke wetgeving inzake persoonsgegevens handelen, kunt u een klacht indienen bij een toezichthoudende autoriteit van de EU. U kunt contact opnemen met de Autoriteit Persoonsgegevens via de contactgegevens op haar website www.autoriteitpersoonsgegevens.nl
 
11. Gegevensbeveiliging
 
Sharp neemt de beveiliging van uw gegevens ernstig. Sharp heeft intern beleid en controle ingesteld om ervoor te zorgen dat uw gegevens niet verloren gaan, per ongeluk worden vernietigd, misbruikt of openbaar gemaakt, en niet worden geraadpleegd, behalve door zijn werknemers bij de uitoefening van hun taken. Wanneer Sharp derden inschakelt om namens hem persoonsgegevens te verwerken, doen zij dit op basis van schriftelijke instructies, zijn zij verplicht tot geheimhouding en zijn zij verplicht passende technische en organisatorische maatregelen te treffen om de beveiliging van gegevens te waarborgen.
 
Indien u vragen heeft of u niet van mening bent dat uw zorgen in deze privacyverklaring zijn opgenomen, kunt u contact opnemen met AVG@sharp.eu
 
12.  Bijwerking van dit beleid

We kunnen dit Privacybeleid tijdig bijwerken als we de manier wijzigen waarop we persoonsgegevens verwerken (bijvoorbeeld als we nieuwe systemen of procedures implementeren die nieuw gebruik van persoonsgegevens met zich meebrengen), of informatie in deze kennisgeving moeten verduidelijken. Onze wijzigingen zullen in overeenstemming zijn met de van toepassing zijnde wetgeving inzake gegevensbescherming.
Wij adviseren u regelmatig te controleren op een update van deze melding. Wij zullen u ook meteen op de hoogte stellen wanneer er een wijziging plaatsvindt, indien wij daartoe wettelijk verplicht zijn.